Introduction :
Dans la vie de nos entreprises on est souvent, pour ne pas dire toujours, face à plus de sujets à traiter qu’on a de têtes, de bras et même d’argent et de disponibilité pour le faire. Tout en continuant bien sûr à faire tourner l’entreprise.
Parfois on voit facilement quel est le sujet prioritaire à régler. Mais souvent on va traiter le dernier qui s’impose à nous ! or ce n’est pas forcément celui qui aura l’impact le plus grand sur l’entreprise et donc le plus pertinent.
Pour objectiver le choix du sujet, du problème à traiter en priorité, on peut utiliser une grille d’analyse rapide développée au fil du temps et des expériences.
A défaut d’être scientifique, la méthode se veut rationnelle. Elle se veut aussi simple et facile et laisse une place à la subjectivité (là où on ne sait pas quantifier).
Il y a bien sûr beaucoup d’autres outils ou méthodes (la comparaison des plus est des moins par exemple), celui si se veut visuel !
Description de la méthode (et du support associé)
Au centre, le problème, ou le sujet, ou le point de progrès … et sa nature. Est-ce un sujet technique, humain, organisationnel, commercial … ? ou comme souvent un mix de tout ça ?
Au-dessus, les causes du problème et leur nature ?
Sont-elles réglées ? en partie, entièrement, pas du tout ? Si elles ne le sont pas le problème se répètera sans doute. Si elles le sont le problème est peut-être derrière nous.
En dessous, les conséquences du problème. Le chiffre d’affaires, les coûts, la marge, l’image de l’entreprise, l’ambiance interne, le fonctionnement … ?
Juste à droite, la valorisation. Si possible économique, sinon en importance. L’effet est-il « one shot » ou continue-t-on à « payer » jusqu’à la résolution ? Y a-t-il un effet spiral : le problème va-t-il en entrainer d’autres ?
Encore en dessous, la nature des moyens pour résoudre ce problème, leur importance, et surtout les a-t-on ? Ça peut être des personnes, du temps, de l’argent, des compétences …
Et pour finir une question : résoudre ce problème en règlera-t-il d’autres ?
Voilà pour la méthode ! voyons maintenant comment l’utiliser et comment documenter le support.
In fine la méthode doit vous servir à choisir sur quoi mettre votre énergie en priorité. Ce qui compte, plus que la précision de la documentation, ce sont l’esprit et la constance avec lesquels vous allez documenter les différents problèmes en compétition (!)
Si vous avez des informations précises pour valoriser l’enjeux vous allez bien sûr les utiliser mais tout n’est pas valorisable économiquement (par exemple l’ambiance, l’image, l’organisation…) et il y aura donc une part de subjectivité ! Acceptez là. Il peut être intéressant de valoriser à plusieurs pour partager cette subjectivité.
La nature du problème, de ses causes, de ses conséquences sont importantes. Plus vous aurez cerné le problème plus vous serez prêt à l’attaquer. En le traitant vous verrez apparaitre d’autres aspects invisibles au départ. Par exemple des composantes humaines ou techniques vont apparaitre.
Les aspects circulaires sont les plus importants : est-il probable que le problème se répète ? Y a-t-il un effet spiral au problème, va-t-il en entrainer d’autre ? les conséquences, par exemple économiques, continuent elle ? La résolution du problème va-t-elle régler d’autre problèmes ? si les réponses sont oui le plus souvent vous devez vous occuper de votre sujet !
La question des moyens pour résoudre le problème est souvent négligé, or elle est capitale ! Avez-vous les personnes, le temps, l’argent pour travailler le sujet ? Si les astres s’alignent et que les bonnes personnes sont intéressées et qu’elles peuvent dégager la disponibilité nécessaire, alors tentez de saisir l’opportunité !
Si le problème est crucial pour vous (impact image destructeur, démissions de personnes clefs par exemple) alors vous devrez trouver les moyens de le résoudre. Faites-vous aider si besoin. Bien sûr vous aurez identifié un tel problème sans avoir à utiliser la méthode !
Au-delà d’une aide à la décision, ce formalisme vous permet aussi de communiquer dans votre entreprise et de partager avec vos collaborateurs les problématiques et de les associer à leur résolution. Vous pouvez le rendre le plus visuel et le plus simple possible
Enfin vous pouvez utiliser le même formalisme pour traiter, non pas les problèmes mais les opportunités qui s’offrent à votre entreprise.
Si vous êtes dans cette situation de devoir prioriser vos actions et que vous êtes tenté par cette méthode, appelez-nous pour échanger sur vos problématiques et vos questionnements. Nous serons ravis de partager notre expérience et de vous permettre de mieux démarrer !
Nous pouvons aussi vous accompagner dans la priorisation et dans la résolution de vos problématiques là encore n’hésitez pas à nous appeler.