Introduction :
Cet article est tiré de situations professionnelles ou personnelles, vécues comme directement ou indirectement et des réflexions qui ont permis de sortir de ces situations délicates. Toute ressemblance avec des situations ayant existées n’est donc pas fortuite !
On se retrouve devant une montagne de choses à faire dans un délai contraint, comme bloqué et sans savoir par où commencer !
Un ensemble d’émotions nous traverse. Un sentiment d’impuissance, d’impasse. Le stress de ne pas y arriver ou du moins pas à temps et de voir ses efforts partir en fumée. Un découragement très fort, comme un retour de balancier après la forte motivation, parfois l’euphorie de l’engagement dans le projet
Ces émotions nous figent et bloquent la réflexion et la prise de recul et on se surprend à tourner en rond alors qu’il y a tant à faire. On ne sait plus par ou prendre le problème et on doute même ce que normalement on connait et maitrise.
L’échéance qui parait trop proche rajoute au stress. Elle est passé brutalement de lointaine à trop proche et on se demande comment on a pu si mal utiliser un temps devenu si précieux
Comment se remettre dans l’action et se remotiver ?
D’abord se rassurer : le temps passé à travailler est rarement inutile ! peut-être n’a-t-il pas toujours été optimisé mais l’action et la réflexion sont rarement linéaires et les erreurs et les errements font partie du cheminement.
Le temps amont, réflexif, est le plus important, on cherche et affine les bonnes idées et on tue les mauvaises jusqu’à éclairer ce qu’on veut faire et comment le faire de façon viable.
Le temps aval lui est opérationnel : on déroule des actions selon un plan donné, il est rapide, la réflexion est moindre et portée sur l’excellence de l’exécution. La phase avale peut être longue mais elle est maitrisée. (Bon, bien sûr il peut y avoir des mauvaises surprises qui nous éloigne de la théorie !)
Devant ce « tout ce qu’il y a à faire pour réussir à passer l’échéance prochaine » en si peu de temps comment faire :
- D’abord se dire que ne rien faire n’arrangera pas la situation
- Qu’il faudra faire dans le bon ordre et que des choses utiles
- Qu’il faudra prioriser et réduire
- Qu’il faudra augmenter le temps (collectif de travail sur le sujet)
- Qu’il faudra peut-être faire autrement
- Qu’il faudra accepter l’imperfection
- Qu’il faudra se mettre en capacité de tenir la distance (physiquement et psychologiquement
Il y a, on le voit, une bonne part psychologique d’acceptation, voire même de changement.
Oui mais comment concrètement ? En reprenant du recul et me posant quelques questions :
- Quel est mon but général, ma finalité ? (la réponse est rapide, il ne s’agit pas de reconstruire sa vision mais juste de se remettre à l’esprit son but)
- Que dois-je avoir réalisé pour cette échéance si proche ? obligatoirement et préférablement ?
L’obligatoire est ce qui me permettra de réussir mon échéance. Le préférable me renforce et sécurité le passage de l’échéance ou me fera gagner beaucoup du temps par la suite en m’en demandant très peu, alors que le faire plus tard nécessitera beaucoup de temps (ou autres ressources).
Ensuite il y a l’inutile pour l’échéance à venir, et même l’inutile tout court. Ça peut des activités entières ou des bouts d’autres !
Il y a aussi ce qui ne concerne pas ce sujet et que je peux décaler pour libérer du temps et à l’inverse que je dois garder voire introduire pour endurer l’effort psychologique et physique qui m’attend (les pauses, la séance de sport, le cinéma…).
A ce stade je me suis recentré sur pourquoi je veux passer cette échéance proche, ce que je dois faire, ce que je peux faire et ce que je ne dois pas faire. J’ai recentré, recensé et élagué mes actions vers l’échéance. Je peux en construire l’image visuelle (cartographie, liste, tableau) la plus simple et visuelle possible ! (Sans être perfectionniste, ce n’est qu’un outil !
J’enrichis alors mon image avec les liens entre les activités, et leur enchainement (ce qui peut être fait en parallèle, ce qui doit atteindre la fin d’une autre activité). Je rajoute mes estimations de temps (sans optimise) de chaque activité. Et enfin j’associe les taches à leurs acteurs (internes ou externes). Je fais quelques vérifications.
Maintenant je peux voir si en première approche ça passe !
Si ça ne passe pas je retravaille en affinant l’obligatoire, en supprimant les taches préférables, en vérifiant les délais, en rajoutant des ressources…
Que ce soit devenu ok ou pas encore je dois partager ce travail avec (à minima) ceux qui vont le réaliser avec moi (dans certain cas je peux aussi mener cette réflexion dès le début à plusieurs). Ils vont apporter des corrections, des idées pour faire autrement, plus rapidement, peut-être pour réduire la liste des taches, pour en décaler certaines. Ils vont rendre les données plus robustes. Et surtout la problématique et l’enjeu seront partagés et réussir deviendra l’affaire du groupe
Nous voilà avec un plan d’actions robuste, un point de départ, un planning, une équipe. Nous pouvons rentrer de nouveau dans l’action. La montagne est toujours là mais je la connais mieux et sais par où l’attaquer, en équipe avec de bonne chance de respecter l’échéance !
Là il ne s’agit pas d’être génial ou créatif, il faut faire et avancer efficacement et surtout il faut piloter et réagir aux bonnes ou mauvaises surprises.
Nous ne parlerons pas du pilotage du plan d’actions dans cet article que nous avons voulu centrer sur le déblocage avant l’action.
Vous pouvez faire ce travail seul ou avec vos équipes. Pratiquement toutes les connaissances et l’information nécessaires se trouve formalisés ou non dans l’entreprise. Vous pouvez aussi échanger ou vous faire accompagner dans la démarche.
Si vous souhaitez échanger sur votre situation ou sur cet article n’hésitez pas à nous appeler. C’est avec plaisir que nous partagerons notre expérience.