Le matériel :

• Il vous faudra une surface libre: un mur, un tableau, un panneau d’affichage. Il sera dédié au plan d’actions et donc indisponible pour autre chose jusqu’à la fin du pilotage et donc l’atteinte de votre résultat.

Sa taille limitera l’aspect visuel. Ne prévoyez pas trop juste !

• Des étiquettes (post-il assez grands, feuilles de papier, feuilles dans une pochette plastique…). Une contrainte : vous devez pouvoir « coller » les étiquettes sur la surface.
• Des gros feutres (dont certains effaçables) : pour écrire et pour colorier
• Du gros scotch de couleur. Lui aussi doit coller sur la surface et pouvoir se détacher.

(Vous pourrez faire d’autres choix, voire acheter du matériel plus ou moins prévu à cet effet)

Préparer votre pilotage :

Durant votre travail de préparation vous avez défini les phases de votre plan d’actions et les taches dans chaque phase.

Vous avez aussi défini les liens (antériorités, délais entre taches) , la durée des taches et les personnes en charge de chaque tache.

Transposer votre plan d’actions sur le tableau :

Créez des colonnes verticales sur le tableau, ce seront vos unités de temps (la semaine, le jour, le mois, l’étape …).

Placer les étiquettes (chacune indique une tâche, attention à ne pas découper trop fin !) dans les étapes. Sur chaque étiquette inscrivez le nom du responsable de la tâche, ainsi que la durée

Astuces :

• Si votre tableau ne vous permet pas de tout afficher vous pouvez travailler sur 2 tableaux glissants ou sur roulettes. Quand un tableau est « passé » (le temps correspondant aux colonnes est passé) placez le deuxième tableau devant et continuez)
• Vous pouvez avoir une pile des actions à venir que vous disposerez au fur à mesure que tournent les tableau (sauf si bien sûr votre surface vous permet d’embrasser en une fois toute la durée du plan d’actions).
• Prévoyez des étiquettes vierges

Vous avez preparé le décor, maintenant il faut l’animer !

Réunissez les acteurs devant le tableau pour partager les règles de fonctionnements. Puis organisez un point rapide tous les matins pour faire le point des actions à faire. Demandez à chaque acteur de mettre à jour sa fiche chaque soir (ce sont quelques minutes).

Dans la réunion du matin, corriger le visuel en fonction des avances et des retards, validez les fins d’actions (fiche barrée en vert ou smiley souriant) et le début d’autres, traitez les problèmes (entourez en rouge les problèmes ou smiley rouge).

Organisez la contre mesure en cas de problème (changement d’ordre, ajout de ressources, décalage …). Le point du matin sera un point d’échange qui permettra aussi de maintenir une implication collective.

Les règles de fonctionnement doivent être simples et visuelles :

• Simples : faciles à comprendre, tout le monde doit pouvoir agir sur le tableau (même s’il doit y avoir une validation)
• Visuelles : si je regarde le tableau, je comprends la situation d’ensemble et surtout ce que je dois faire et pour quand. Par exemple, Je dois voir si les taches auxquelles je succède sont finies, si je pourrais commencer à temps ou si je dois m’organiser pour décaler d’autres activités.

Bien sûr vous allez adapter ces regles à vos habitudes et vos goûts, mais gardez l’aspect visuel et la simplicité.

Chaque jour faites une photo du tableau.

A certaines étapes importantes, prenez plus de temps pour valider de façon robuste le passage du jalon. Passer un jalon c’est fermer une porte et ne pas remettre en cause ce qui a été fait ! Célébrer les passages de ces jalons.

Bien sûr vous ne traiterez pas tous les problèmes ou les difficultés lors de cette réunion mais vous déclencherez des actions de résolution que vous ferez apparaitre sur le tableau.

Vous pourrez (ou parfois devrez) rajouter quelques indicateurs pertinents et faciles à calculer tel que l’avancement global du plan d’action. Ces indicateurs permettre d’assoir le pilotage, de communiquer dans l’équipe et de reporter ci besoin.

Tous auront le plaisir de voir les choses avancer au fur et à mesure qu’approche l’échéance. Tous sauront quand il faut être le plus fortement vigilant.

Plus le pilotage sera visuel et rapide, plus le temps de l’action sera grand et plus les chances de tenir l’échéance seront grandes. Et moins les gens seront frustrés de « perdre du temps » alors qu’ils ont tant à faire !

Il ne vous reste plus qu’à vous lancer ! si possible sur un plan d’actions simple (mais qui justifie quand même d’être piloté) et pas trop long.

Si vous voulez des conseils ou un avis sur ce que vous avez préparé, contactez-nous et échangeons.

Nous pouvons aussi vous accompagner dans cette démarche.