Voici quelques conseils pour réussir vos balades d’observation

1-Choisir un nom à ces tours d’observation : balade, tour, parcours …Un nom qui vous paraissent légers et sérieux ou rigoureux et graves ou professionnel et efficace… selon le message que vous voulez faire passer, ou votre situation, ou votre culture d’entreprise, ou la façon d’impliquer vos collaborateurs.

Un conseil : une fois trouvé, garder le même nom pour les différentes déclinaisons que vous allez faire de la balade d’observation. Déclinaisons sécurité, gaspillage, 5S, flux, consommation d’énergie, impact écologique…)

2-Fixez une durée : 30 minutes, 1 heure… faites plutôt court que long, vous allez devoir tenir dans la durée ! Et la balade doit être un moment dynamique et efficace.

3-Etablissez la liste de thèmes à balayer pendant un an ou un mois et la fréquence à laquelle vous voulez les observer. Définissez vos priorités. Sur les thèmes prioritaires augmentez la fréquence. Attention certains sujets demandent de la régularité !

Toute votre créativité est permise. Vous pouvez choisir de faire entrer les thèmes mois après mois par exemples. Dans ce cas choisissez bien vos priorités. Vous pouvez aussi décider de réserver ce format à un thème particulier.

4-Sur votre liste de thèmes, indiquez les dates de passage, le secteur concerné. Vous pouvez aussi indiquer qui fera la balade avec vous. Affichez ce tableau et relancez les personnes impliquées une semaine à l’avance à minima.

L’affichage des thèmes et des secteurs de visite permettra aux personnes de la zone de se préparer.

Veillez à ce que tous les secteurs de l’entreprise soient parcourus au moins une fois dans la période.

Veillez à ce que la zone choisie et le thème soit compatible avec la durée de la balade.

5-Embarquez dans vos différentes balades une large part de vos collaborateurs. Laisser tous les observateurs s’exprimer. Incitez-les à être participatifs.

6-Choisissez un jour et un horaire fixe par exemple le vendredi à 11 heures ou le lundi à 11 heures ou le mardi à 14 heures. Essayer de vous y tenir.

5-Définissez un circuit logique : le suivi d’une fabrication, le parcours des collaborateurs vers leur poste de travail, les machines, les stocks et les en-cours…

6-Fixez des règles de conduite des balades :

• Ne faire que les constats factuels et ne pas porter de jugements
• Illustrer tous les constats par une ou quelques photos du problème
• Ne pas entrer dans les justifications
• Nommer un secrétaire de séance : il notera les problèmes et les observations du groupe d’observateurs
• Respecter le parcours prévu
• Respecter le temps prévu

7-Soyez exemplaires !

• Participez ! Ne vous décommandez pas. Si vous avez un empêchement de force majeure, informez-vous sur le résultat de la balade auprès de ceux qui l’ont réalisée. Allez voir les problèmes les plus importants sur le terrain. Montrez un intérêt réel.
• Porter les vêtements adaptés en particulier respecter le port des équipements de protection individuelle (là où ils sont exigés).
• Respecter la sécurité. Par exemple, n’entrait pas dans une zone automatique si vous n’y êtes pas habilités.

8-Au cours de l’année ou du mois assurez-vous de bien balayer toute l’entreprise, tous les thèmes importants, à une fréquence en relation avec l’importance du sujet. Par exemple ne traitait pas la sécurité une seule fois par an.

9-Etablissez après chaque balade une liste unique de problèmes (LUP) et afficher cette LUP après la balade. L’objectif est de la traiter au plus vite.

• Traitez ou faites traiter de suite ce qui peut l’être
• Attribuer les sujets aux collaborateurs pertinents avec un délai de résolution.

10-Les sujets qui restent plus longtemps sont les plus compliquées ou les plus longs à résoudre. Basculez ces sujets dans une LUP moyens et longs délais, qui peut être commune à vos différentes balades. Suivez régulièrement l’avancement de ses problèmes.

Souvent des sujets sont longs à traiter parce que les solutions coutent chères, ou qu’ils demandent la collaboration de nombreuses personnes, ou qu’ils ne dépendent pas de vous. A moins qu’ils ne soient très importants ne gardez pas les sujets que vous ne pouvez pas traiter et en tout cas ne faites pas perdre leur temps et leur énergie à vos collaborateurs.

11-Si sur un thème donné vous relevez de moins en moins de problèmes lors des balades, alors espacez les balades sur ce thème.

12-Si votre entreprise est étendue, si vous avez plusieurs managers, alors démultipliez-vous.

13-Au fur et à mesure tous vos collaborateurs vont être impliqués dans la démarche et la culture performance va se diffuser. Laissez se développer les initiatives, encouragez les participants, marquez les succès.

Après quelques semaines la situation visuelle de vos ateliers, de vos bureaux, de votre entreprise sera éclaircie ! Vous verrez apparaître les problèmes de fond auxquels vous attaquer. Vous verrez aussi les opportunités à saisir !

Ce ne sont bien sûr que quelques conseils. Si vous voulez aller plus, nous pouvons vous aider à lancer la démarche, à l’adapter à votre cas, à faire votre diagnostic initial.

Contactez-nous et échangeons sur vos enjeux et comment les aborder ou les traiter.